1. Recruitment tips
  2. Personeelsmanagement
  3. Personeelsbehoud
  4. Onboarding nieuwe medewerkers: 7 succesfactoren

Onboarding nieuwe medewerkers: 7 succesfactoren

Je hebt een pakkende vacaturetekst geschreven, de beste kandidaten geselecteerd en uiteindelijk met efficiënte sollicitatiegesprekken de ideale werknemer gevonden. En dan? Gooi je die medewerker dan in het diepe vanaf zijn eerste werkdag met het risico dat hij binnen drie maanden teleurgesteld ontslag neemt? Dat zou toch zonde zijn van al die recruitmentinspanningen (en kosten!). Besteed daarom óók voldoende tijd en aandacht aan de onboarding van nieuwe werknemers.

Dat veel medewerkers snel weer afscheid nemen van een baan is geen fictief doemscenario. Uit internationaal onderzoek onder 4000 werknemers, blijkt dat 10% alweer weg is binnen een paar dagen en nog eens 9% in de maanden erna. 15% zegt dat slechte onboarding de reden van vertrek was. Andere cijfers stellen vast dat 40% van de werknemers binnen een half jaar hun baan opzegt. Niet altijd zal een slechte onboarding hiervan de oorzaak zijn, maar je kunt het maar beter niet afwachten.

Waarom onboarding zo belangrijk is voor nieuwe medewerkers

Onboarding gaat verder dan het regelen van je toegangspasje en het klaarzetten van de computer (hoewel zelfs dat nog heel vaak misgaat op de eerste dag). Medewerkers willen ook ingewijd worden in de werkcultuur en snel het gevoel krijgen dat ze daar deel van uitmaken. Daarnaast willen ze niet alles zelf hoeven uit te vogelen in hun werkzaamheden. Persoonlijke begeleiding maakt het makkelijker en doeltreffender, waardoor ze sneller productiever en blijer zijn.

Om te zorgen dat medewerkers een prettig ‘landing’ krijgen, geven we 7 tips voor een succesvolle onboarding:

1 – Begin vóór de eerste werkdag

Onboarding begint niet pas op de eerste werkdag. Wie slim is, bereidt de werknemer voor die tijd al voor op zijn werkzaamheden. Bedenk dat er vaak flink wat weken zitten tussen de aanname en de eerste werkdag. Om het enthousiasme bij het tekenen van de arbeidsovereenkomst vast te houden, is het verstandig om de werknemer vlak daarna al te betrekken bij een aantal zaken. Waarom niet alvast een kennismaking met de afdeling (eventueel gekoppeld aan een borrel of bedrijfsuitje dat in die tijd plaatsvindt)?

Leuk is ook om hem vast warm te maken voor zijn nieuwe carrièrestap. Stuur een welkomstvideo met informatie over het bedrijf, met daarnaast informatie over de cultuur, de values en interessant bedrijfnieuws. Op de eerste werkdag (en ook de dagen erna) komt er al zoveel op een nieuwe werknemer af dat dit soort informatie snel ondersneeuwt.

2 – Maak een strategisch programma

Onboarding is niet iets wat je pas bedenkt als een werknemer voor het eerst begint. En ook niet iets wat je aan de desbetreffende manager moet overlaten – in de hoop dat hij er wat leuks van maakt.

Maak een duidelijk plan over wat je als bedrijf belangrijk vindt om te delen met de nieuwe medewerker, wie daarvoor verantwoordelijk is en in welke fase dat gebeurt. Hoe meer er van tevoren vastligt en klaar staat, hoe makkelijker het is en hoe professioneler het overkomt. Ongetwijfeld is er ook verschil (maar ook overlap) tussen het inwerken van de ene functie en de andere. Een goed strategisch onboarding programma maakt die verschillen inzichtelijk en zorgt dat iedere nieuwe medewerker een onboarding krijgt die bij zijn functie of positie past.

3 – Breng iedereen aan boord

Een strategisch onboarding programma maakt niet iemand in zijn eentje. Het is goed om het ownership bij één afdeling te leggen (waarschijnlijk HR) maar het is wel goed om andere afdelingen erbij te betrekken. Zo kunnen zij elk hun wensen doorgeven over wat de nieuwe werknemer zou moeten weten voor hij begint. En zo weten ze ook wat hij al weet en kan verwachten als hij op de eerste dag binnenkomt.

Via de managers moeten ook de overige medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt. Bij onboarding moet uiteindelijk iedereen in het bedrijf ‘aan boord’ zijn.

4 – Laat veel van jezelf zien

Hoe meer je als bedrijf van je zelf laat zien, hoe makkelijker het voor een ander wordt om jou te leren kennen. Zet het op een centrale plaats neer (op intranet of op een apart welkomst-gedeelte op je site, vergelijkbaar met een werkenbij-site). Zo heeft de nieuwe medewerker altijd een vaste plek waar hij de belangrijkste zaken die hij moet weten terug kan vinden.

Toch zou ik er niet voor kiezen om hem alleen maar die link toe te sturen met de mededeling ‘kijk hier voor alle informatie’. Leuker is het om de onderdelen gefaseerd onder de aandacht te brengen in een vooraf bepaald mailproces (zoals al genoemd in punt 1). Maar doordat het allemaal op een vaste plek staat, kan hij het wel makkelijker later terugvinden als hij niet alles direct heeft kunnen bekijken.

Op zo’n plek kun je ook een verwijzing maken naar de blogs van het bedrijf. Een bedrijf dat trots op zichzelf is, heeft natuurlijk een blog waarin informatie staat over succesvolle projecten, boeiende klantcases, of verhalen van medewerkers die een interessante carrièregroei hebben doorgemaakt. Een beetje new hire heeft die blogs al gelezen voor zijn sollicitatie, maar anders kan hij ook nu nog veel leren over het bedrijf waar hij is gaan werken.

5 – Stel een buddy aan

Hoe veel je ook deelt over je bedrijf en je cultuur, de praktijk leer je als werknemer natuurlijk nog beter en sneller als je een buddy aan je zijde hebt. Een buddy fungeert als een persoonlijke coach bij wie je terecht kunt voor al je bedrijfsvragen en werkgerelateerde vragen. Het helpt daarom om een buddy aan te wijzen die dicht bij de functie zit en niet iemand van een andere afdeling.

Uiteindelijk zal een nieuwe werknemer best vaak tegen vragen aanlopen die niet beschreven staan in alle welkomst-documentatie of daar niet even snel te vinden zijn. Een persoonlijke buddy maakt het daarom makkelijker om even te vragen waar bepaalde zaken op de server staan, hoe je een vergaderkamer boekt of bij wie je terechtkunt op een andere afdeling voor bepaalde vragen.

6 – Kies een snel feedbackmoment

Het is belangrijk om aan het begin een vinger aan de pols te houden. Bouw daarom snel en feedbackmoment in waarin de manager met de nieuwe medewerker de voortgang bespreekt. Wacht niet tot het eerste geplande halfjaargesprek, want dan is er al te veel tijd verstreken. Geef de nieuwe medewerker snel de kans om issues aan te kaarten of prangende vragen te stellen.

Hoe meer je communiceert met elkaar in het begin hoe sneller de nieuwe medewerker zich thuis kan voelen in een bedrijf. En hoe sneller je als manager de medewerker leert kennen. Want uiteindelijk is onboarding tweerichtingsverkeer en zul jij ook de nieuwe medewerker moeten leren kennen.

7 – Stop niet na eerste maand

Onboarding is geen kwestie van een maandje de nieuwe werknemer onderdompelen met bedrijfsinformatie en dan verwachten dat hij alles weet. Natuurlijk weet hij dan wel waar de vergaderkamers zijn en kent hij de belangrijkste collega’s. Maar werkinhoudelijk staat hij pas aan het begin. Blijf een nieuwe medewerker dan ook in de maanden erna nog extra begeleiden.

Het grootste gevaar is dat de verwachtingen die hij/zij had van de functie niet geheel overeenkomen met de werkelijkheid. Uiteraard heb je dat in de vacaturetekst en sollicitatiegesprek zo goed mogelijk proberen duidelijk te maken, maar de alledaagse praktijk is altijd anders en werkzaamheden en bedrijfsstrategieën kunnen sowieso veranderen.

Blijf daarom in gesprek. Ander loop je het risico dat de nieuwe medewerker ineens besloten heeft dat dit niks voor hem is en hij tot een van die 40% behoort die vroegtijdig een baan weer verlaat. Terwijl je het wellicht had kunnen voorkomen.